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企業が社員にSNSガイドラインを示すことが必要な理由とは?

企業が社員にSNSガイドラインを示すことが必要な理由とは?

SNSの影響力は良くも悪くも甚大なものです。
何気ない一つの投稿が企業に大損害を与えてしまうことも珍しいことではありません。

このようなトラブルを未然に防ぐためには、SNSガイドライン(ソーシャルメディアポリシー)の策定が効果的です。炎上を防止するために、あらかじめ自社のSNS利用に関する指針を明確にし、社員一人ひとりに順守をさせるということです。またSNSガイドラインには、投稿の質を確保したり、トラブル時の行動指針を示したりする効果もあります。

今回の記事では、SNSガイドラインの概要、必要とされる理由、社員への周知の仕方について解説します。

1.SNSガイドライン(ソーシャルメディアポリシー)とは

SNSガイドライン(ソーシャルメディアポリシー)とは

SNSガイドライン(ソーシャルメディアポリシー)とはどのようなものかについて解説します。

SNSガイドラインは企業の利益を守るための指針

SNSガイドラインは、SNSにおけるさまざまなトラブルから企業の利益を守るための指針を指します。
SNSの運用には、炎上や情報漏洩などのトラブルが頻発しており、しかも会社の存続を脅かすほど大きな被害が生じるケースもあります。そのため企業はあらかじめSNSガイドラインを制定して、被害の予防と被害発生時の対策を決定しておくことが重要なのです。

SNSガイドラインは2種類ある

SNSガイドラインは大きく分けて二種類あります。

  • 企業の公式アカウントに関するガイドライン
  • 企業のアカウントに関するガイドラインです。発信する内容や管理・運用に関する権限について規定します。

  • 個人のSNSアカウントに関するガイドライン
  • 従業員のプライベートSNSに関するガイドラインです。プライベートアカウントからの機密情報の漏洩や炎上を招きかねない投稿などを防止します。

2.企業にとってなぜSNSガイドラインが必要なのか?

企業にとってなぜSNSガイドラインが必要なのか?

企業がなぜSNSガイドラインを制定しなければならないかについて、3つの理由を解説します。

炎上防止

ガイドライン制定の効果として最も多くの方が思い浮かべるのが炎上防止ではないでしょうか?

特に機密情報の情報漏洩、第三者を傷つけてしまいかねない投稿、自社に大きな損害を与えかねない投稿に関しては徹底的に取り締まる必要があります。炎上防止のガイドラインは、社員のプライベートSNSについても規定しておくことが大切です。

不適切なSNSの利用によって会社に大きな損害を与えた場合に、損害賠償や懲戒処分まで規定するケースも増えています。

10代~20代前半の若手社員は「デジタルネイティブ」と呼ばれ、スマートフォンやPCなどのIT端末の利用スキルに長けた人が多いという特徴があります。しかし、リテラシーが必ずしも高いとは限りません。むしろ、SNSの炎上は若手スタッフが起こしています。ITスキルとリテラシーの高さは必ずしも比例しないということを、責任者や管理職のスタッフは肝に銘じておきましょう。

発信するコンテンツの質・内容を安定させる

発信すべき情報、発信すべきではない情報をあらかじめガイドラインによって示すことにより、企業の公式アカウントの情報の内容が安定します。特に、複数人でSNSを運用する際、元々のSNS担当者の異動や退職に伴って後任の社員に引き継ぐ際などにガイドラインがなければ、コンテンツの内容が大きく変わってしまうことがあるが、これを防止することができます。

トラブル時の適切な行動を規定する

炎上や情報の漏洩が起こってしまうと、非常に専門的かつ難易度の高い対応が必要になります。最終的には、自社スタッフだけでは対応できず、専門のコンサルタントや弁護士への依頼せざるを得ないケースも生じるでしょう。

しかしながら、トラブル時の初動の速さや行動の正確性は、被害の大きさや二次災害・三次災害の有無、トラブルの早期収束などに大きく影響します。

3. 社員にSNSガイドラインを周知・徹底する方法とは

社員にSNSガイドラインを周知・徹底する方法とは

SNSガイドラインを作成しても、従業員が順守しなければ意味を成しません。

社員にSNSガイドラインを周知徹底するには、以下の方法があります。

  • 書面にて配布
  • 作成したSNSガイドラインを書面とし従業員に配布します。配布のタイミングは、社員の入社時、ガイドライン改定時、研修実施の際などです。

  • 研修の実施
  • SNSの適切な利用に関する社内研修を実施します。社員や担当者の時間が確保しづらい際には、個人情報保護関連の研修に組み込むのも良いでしょう。研修の中でガイドラインの読み合わせを行い、内容の理解を深めます。eラーニングなども活用し、定期的に反復して実施していくことが重要です。

  • 誓約書
  • ガイドラインを配布するだけではなく、誓約書の形をとると良いでしょう。ガイドライン順守の意識を高めるとともに、懲戒などの処分への同意も明確化します。

  • 責任者研修
  • SNSガイドライン作成・運用の責任者は、外部研修なども利用し知識を深めるようにしましょう。社員一人ひとりからの質問や疑問に対して、明確に会社としての解答を示せるよう確かな知識を持つことが重要です。

4. まとめ

SNSは影響力の大きさとは裏腹に、どんな情報でもクリック一つで発信できてしまいます。
そして一度発信されてしまった不適切な情報は、投稿を削除しても共有されインターネット上にさらされてしまいます。

こうした炎上の防止・対策、そして適切な情報の発信のためには、企業SNSの公式アカウントと従業員の個人アカウントの両方に対してSNSの利用規約を制定することが不可欠です。

社員に対して周知徹底する方法についても記載しているので、ぜひ参考にしてください。

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